Không một doanh nhân nào có thể điều khiển mặt trời hay thêm giờ vào ngày làm việc của họ, bạn cũng như tất cả mọi người, chỉ có 24 tiếng một ngày mà thôi. Thành công đến từ những gì bạn có thể làm trong 24 tiếng này. Vì thế, đừng làm việc chăm chỉ, hãy làm việc thông minh!

Khi bắt đầu ngày làm việc của mình, bạn có thể cảm thấy thoải mái với những nhiệm vụ được lập ra trong ngày. Công việc đến với bạn không có chút hứng thú hay lý do gì nhưng bạn vẫn phải làm. Bạn giải quyết các nhiệm vụ và công việc khi được giao và hoàn thành nó trước deadline.

Có vẻ như bạn đã thành công vì sắp xếp công việc theo deadline đâu ra đó nhưng vấn đề là bạn không biết cách lên kế hoạch hiệu quả cho ngày làm việc của mình.

Hầu hết mọi người "sống chết" vì deadlines

Khi bạn đang hoàn thành nhiệm vụ nào đó, thời gian hoàn thành là yếu tố sống còn. Nhiều người trong chúng ta chạy deadlines bằng cách làm việc dễ trước để có cảm giác “hoàn thành nhiệm vụ”. Tuy nhiên, đôi khi chúng ta mất quá nhiều thời gian vào nhiệm vụ vặt vãnh và chẳng có thì giờ hoàn thành phần việc quan trọng còn lại.

Bạn có khoảng 10 tiếng làm việc trong một ngày và cần phải làm hiệu quả nhất có thể. Tất nhiên, rất dễ để làm việc cả ngày mà cuối cùng chẳng hoàn thành được việc gì.

Bạn cần phải biết đâu là thứ cần ưu tiên. Nếu bạn chỉ chăm chăm làm cho đủ giờ và hoàn thành các deadline, bạn có thể sẽ bỏ qua những nhiệm vụ quan trọng và có giá trị hơn.

Quá tập trung vào deadline chỉ đem lại rắc rối

Con người ta không giỏi trong việc ước lượng thời gian hoàn thành bài tập hay một dự án bất kỳ nào đó. Thậm chí nó còn khó gấp bội khi chúng ta phát triển thứ gì đó mới. Chúng ta không phải những cỗ máy và hiệu quả công việc mỗi ngày không thể gọn gàng như những thuật toán.

Khi dự đoán về ngày hoàn thành dự án, chúng ta không lường hết được những yếu tố bên ngoài không thuộc về dự án có thể ảnh hưởng như thế nào đến tiến độ như email, họp hành hay những thành viên làm việc thiếu năng suất.

Chúng ta thường dựa vào cảm xúc để làm việc. Ví dụ, bạn cảm thấy mình làm việc tốt hơn vào tối thứ 6 hay chiều thứ 3? Ước lượng về thời gian không bao gồm cảm xúc ảnh hưởng tới công việc như thế nào.

Để kết thúc nó, bạn có thể nhóm các nhiệm vụ có liên quan đến nhau vào một nhóm và hoàn thành tất cả trong một khung thời gian khác nhau. Vận tốc hoạt động quay vòng, tính theo điểm sẽ thay đổi cùng với khung thời gian của họ. Đặt thời gian tùy ý để hoàn thành công việc, làm cho nó không thể sử dụng vận tốc như là một lợi điểm bán hàng trong hiệu quả của nhóm, trừ khi nhóm của bạn thực hiện tốt hơn đáng kể so với đối thủ cạnh tranh.

Làm thế nào để dự đoán chuẩn hơn?

Thay vì dựa vào deadline và ngày hoàn thành để làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể áp dụng nhiều cách tiếp cận khác. Có một kỹ thuật mang tên Scrum có thể giúp bạn giải quyết điều này. Trong cuốn sách Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, kỹ thuật Scrum cho phép bạn đưa ra các ước tính tốt hơn khi thiết lập kế hoạch bằng việc sử dụng hệ thống điểm thay vì thời gian.

Khi bạn đang hoàn thành một dự án phức tạp, thông thường sẽ có nhiều nhóm tham gia. Bạn không thể đoán được sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án hoặc truyền đạt nhu cầu của đội mình tới các nhóm khác. Phần việc của bạn trong dự án có thể không nhiều, nhưng phần của nhóm khác thì cần khá nhiều công sức. Bạn cần phản hồi của tất cả các nhóm còn lại trong dự án để có thể ước lượng một cách chính xác nhất.

Sử dụng Story Points

Story points được hiểu đơn giản là một đơn vị dùng để đánh giá công sức bỏ ra thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Story point càng nhiều thì nhiệm vụ đó càng lớn và tốn nhiều thời gian thực hiện.

Những tập thể làm việc hiệu quả nhất đã chuyển từ đặt deadline sang sử dụng phương pháp ước lượng thời gian hoàn thành nhiệm vụ dựa trên một quá trình được biết đến là Scrum. Họ sử dụng Story points (đầu vào của các đội khác nhau tham gia) cho mỗi nhiệm vụ để hiểu mức độ khó khăn của chúng.

Để đánh giá mức độ khó của các nhiệm vụ, mọi người sử dụng các con số trong dãy Fibonacci (0; 0,5; 1; 2; 3; 4; 5; 8; 13; 20). Điều này khiến họ phải đưa ra những quyết định khó khăn để đánh giá kỹ độ khó công việc mình đang làm.

Họ chỉ định giá trị Story Point tương ứng với phần việc của họ và chơi một trò gọi là “Planning poker”. Trong Planning poker, mỗi người sẽ giữ một số mà họ nghĩ rằng tương đương với mức khó của cả dự án.

Thống nhất quan điểm

Khi cả hội đã đồng ý về con số trong Planning poker, nghĩa là cả nhóm thống nhất về thời gian tiến hành dự án. Nếu các con số khác nhau, cả đội cần thảo luận để đưa ra một con số duy nhất.

Khi đưa ra con số của mình, chúng ta không biết được điều gì đang cản trở công việc của nhóm còn lại. Phương pháp này giúp mọi người có thể nói chuyện cởi mở với nhau về toàn bộ những gì cả đội cần hoàn thành. Những quan điểm khác nhau giúp cả nhóm có thể ước lượng công việc một cách thống nhất.

Đừng phức tạp hoá thang điểm

Cách tốt nhất là giới hạn Story Point lớn hơn hoặc bằng 20 nếu bạn không muốn làm dự án rắc rối hơn. Bất kỳ cái nào nhiều point hơn 20 cần chia ra thành các nhiệm vụ nhỏ hơn. Việc chia nhỏ giúp cho không ai phải gánh phần việc quá tải.

Kinh nghiệm là 20/20

Khi bạn đang cố gắng đưa ra dự đoán chính xác mất bao lâu cho một dự án, đừng quên đánh giá dựa trên kinh nghiệm của bản thân. Nếu bạn đã từng làm công việc tương tự, hãy xem xét thời gian hoàn thành và những khía cạnh sai lầm gặp phải. Đánh giá Story points của những khía cạnh đó.

Càng nắm được nhiều thông tin, càng dễ dự đoán chính xác. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể cải thiện các phương pháp trước để hoàn thành công việc hiệu quả hơn.

Không làm nô lệ cho deadline

Thiết lập deadline dựa trên khoảng thời gian bạn tự ước lượng khiến bản thân làm việc lộn xộn và kém hiệu quả. Không có lý do gì để làm việc nhiều hơn khi chúng ta có thể làm việc thông minh hơn.

Bằng việc đánh giá công việc dựa trên hệ thống Story Point thay vì deadline, bạn có thể truyền đạt nhu cầu và hiểu được nhu cầu của người khác một cách rõ ràng hơn. Bạn sẽ biết khi nào cần chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ nhỏ và nhớ lại kinh nghiệm trong quá khứ một cách hiệu quả hơn.

Bài viết này có sử dụng những thuật ngữ khó hiểu và dễ gây khó chịu, nhưng nếu bạn có thể hiểu và vẫn muốn tìm đọc thêm, hãy mua cuốn sách Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time nhé!

Nguồn: Quantrimang