Thực hiện theo các mẹo sau đây để có email xin việc chuẩn và bạn sẽ tăng cơ hội nhận được một cuộc phỏng vấn. Nói đến cách viết email xin việc hiệu quả, đôi khi chính những điều nhỏ nhặt lại có thể tạo ra sự khác biệt lớn. Càng hoàn thiện email của bạn, bạn càng có cơ hội tạo ấn tượng với nhà tuyển dụng tiềm năng. 

Những lưu ý trước khi viết email xin việc

Sử dụng địa chỉ email phù hợp

Thật nhanh chóng và dễ dàng để thiết lập một tài khoản email mới. Có nhiều dịch vụ email miễn phí dựa trên web, như Gmail, Outlook mà bạn có thể sử dụng. Hầu hết các điện thoại và máy tính bảng sẽ cho phép bạn truy cập email cá nhân của mình thông qua một ứng dụng, điều này giúp bạn dễ dàng kiểm tra và trả lời email, nhất là khi bạn đang muốn có cơ hội việc làm.

Hãy sử dụng một tài khoản phù hợp với công việc dựa vào “công thức”: tenho@email.com. Tránh sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp như cogaibuongbinh@hotmail.com hoặc hoangtube123@gmail.com. Việc sử dụng đúng tên họ của bạn sẽ luôn mang lại hiệu quả tốt.

Địa chỉ email bạn sử dụng là một trong những điều đầu tiên mà nhà tuyển dụng sẽ nhận thấy, vì vậy hãy chắc chắn rằng nó phản ánh sự chuyên nghiệp của bạn, chứ không phải là cuộc sống cá nhân hay gia đình của bạn.

Thêm chữ ký vào email của bạn

Khi bạn đã sẵn sàng địa chỉ email, hãy thiết lập chữ ký email bao gồm thông tin liên hệ của bạn và thêm nó vào tất cả các email bạn gửi. Chữ ký của bạn nên bao gồm họ tên, địa chỉ nơi ở, địa chỉ email, số điện thoại, trang mạng xã hội (nếu có).

Khi bạn đã thiết lập tài khoản, hãy gửi cho mình một vài tin nhắn thử nghiệm và trả lời để đảm bảo bạn có thể gửi và nhận thư một cách thuận lợi. Sau đó, sử dụng tài khoản email này để liên lạc trong quá trình tìm kiếm việc làm của bạn. Hãy chắc chắn kiểm tra tài khoản email thường xuyên, ít nhất là 1 lần/ngày để có thể trả lời ngay lập tức cho các nhà tuyển dụng.

Cách viết email xin việc chuẩn nhất

Viết dòng tiêu đề đầy đủ thông tin

Một trong những cách viết email xin việc hiệu quả là bạn cần để ý tiêu đề. Dòng tiêu đề email nên bao gồm tên của bạn và vị trí bạn đang ứng tuyển đồng thời bày tỏ rằng đó là một email ứng tuyển công việc. Đây có lẽ là phần dễ bị bỏ qua nhất của một email, đặc biệt là email xin việc làm. Trước khi mở email, nhà tuyển dụng sẽ đọc tiêu đề. Nếu tiêu đề không phù hợp, họ sẽ không mở email. 

Nhà tuyển dụng nhận được rất nhiều email hàng ngày nên hãy chắc rằng dòng chủ đề của bạn có nhiều thông tin và đi vào trọng tâm. Trong trường hợp, tin đăng tuyển dụng có mã số công việc, hãy đưa nó vào trong dòng tiêu đề email. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên kết email tìm việc của bạn đến các vị trí ứng tuyển cụ thể.

Công thức của một tiêu đề email xin việc như sau: Họ tên + vị trí ứng tuyển (kèm mã số nếu có) + tên công ty

Lời chào trang trọng

Email xin việc nên được viết một cách chuyên nghiệp. Đây không phải là nơi để cho thấy sự tự nhiên hay thân thiện. Nếu bạn viết email một cách bình thường thì bạn sẽ trông như một kẻ nghiệp dư và thiếu tôn trọng. Sử dụng lời chào trang trọng sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp và tôn trọng đối với nhà tuyển dụng.

Không bao giờ bắt đầu email của bạn với các từ như “Chào” hoặc “Xin chào”. Điều này chỉ dành riêng cho những người bạn đã biết. Cách an toàn và chuyên nghiệp nhất để sử dụng trong email xin việc là Dear Mr./Ms. + tên của nhà tuyển dụng. Lời chào này rất trang trọng và là điều nhà tuyển dụng nào cũng thích nhìn thấy.

Nội dung email

Trong cách viết email xin việc, bạn cần giải thích lí do vì sao bạn viết email này ở đoạn đầu tiên. Hãy đề cập đến nơi bạn đã đọc được thông tin tuyển dụng, ngày mà nó được đăng và cách mà bạn thấy bài đăng đó (chẳng hạn: được đăng trên trang web của công ty, được đăng trên trang tìm kiếm việc làm…)

Đoạn giữa - Phần này của bức thư là nơi bạn đưa vào các điểm nổi bật để thu hút nhà tuyển dụng. Vì sao bạn là người phù hợp với công việc? Bạn có thể mang đến lợi ích nào cho công ty? Hãy làm nổi bật các công việc và trách nhiệm cũng như thành tích liên quan đến vị trí ứng tuyển. Một điều nên nhớ là đừng “sao chép” toàn bộ CV của bạn khi viết phần này.

Đoạn cuối - Sử dụng không gian này để cảm ơn nhà tuyển dụng đã đọc email của bạn và đề cập rằng CV của bạn được đính kèm. Đó cũng là không gian để cảm ơn nhà tuyển dụng đã xem xét email xin việc của bạn và hỏi về thời gian bạn sẽ nhận được câu trả lời.

Lời chào kết thúc

Tương tự như lời chào mở đầu, câu kết thúc email của bạn phải trang trọng và chuyên nghiệp. Đừng kết thúc email với những từ như “Chúc những điều tốt nhất đến với anh/chị”, hay “Chúc anh/chị một ngày tốt lành”. Điều này cho thấy sự thân thiết và không phù hợp với một email xin việc chuyên nghiệp khi bạn chưa gặp nhà tuyển dụng lần nào trước đây. Bạn cần lời chào kết thúc trang trọng hơn. “Trân trọng” là lời kết tốt nhất cho một email chuyên nghiệp. 

Luôn thêm tệp đính kèm có liên quan

Email xin việc của bạn chỉ có ý nghĩa nếu nó chứa các tài liệu hỗ trợ như CV cho việc ứng tuyển của bạn. Hãy kiểm tra kỹ xem bạn có thực sự đính kèm chúng vào email hay không. Nếu bạn quên đính kèm các tài liệu này trong email và khi nhà tuyển dụng không thể tìm thấy chúng, họ sẽ bỏ qua việc xem xét. Do đó, hãy chắc chắn rằng bạn đính kèm các tệp này vì cuối cùng chúng sẽ xác định xem bạn có thực sự đủ điều kiện cho một cuộc phỏng vấn hay không.

Cũng nói thêm rằng, cách viết email xin việc không giống với thư xin việc. Nó không thay thế nội dung của thư xin việc hoặc CV xin việc của bạn. Không cần lặp lại tất cả những nội dung đó trong phần thân của email. Bạn cũng không cần thêm địa chỉ của bạn và địa chỉ công ty vào email giống như thư xin việc. Email này chỉ nên làm nổi bật một cách ngắn gọn ý định làm việc của bạn tại một công ty cụ thể, nổi bật lên những kỷ năng cơ bản như biết IT, biết sử dụng Powerpoint, excel cơ bản, hay những kinh nghiệm do đúc kết bản thân mà có.

 Nguồn: Anphabe